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Das wachsende Problem verwaister Daten

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist das Management von verwaisten Daten in Unternehmen zu einer dringenden Herausforderung geworden. Diese Daten, auch bekannt als "Orphaned Data", entstehen häufig, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und die Verantwortung für von ihnen erstellte oder verwaltete Daten nicht übertragen wird. Mit steigenden Fluktuationsraten, besonders im Technologiebereich, wächst die Menge an verwaisten Daten rapide an. Ein Bericht von IDC und Seagate prognostiziert, dass die weltweite Datenmenge bis 2025 auf beeindruckende 175 Zettabytes ansteigen wird. Ein signifikanter Anteil dieser Daten wird in Unternehmen generiert, wobei Mitarbeiter täglich eine immense Menge an Informationen erzeugen​​. Diese Entwicklung stellt Unternehmen vor die Herausforderung, effektive Strategien zum Umgang mit diesen potenziell risikobehafteten Daten zu entwickeln.

Sicherheits- und Compliance-Risiken verstehen

Das Management von verwaisten Daten in Unternehmen ist nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern auch eine der Sicherheit und Compliance. Diese verwaisten Daten können sensible oder vertrauliche Informationen enthalten, die, wenn sie ungeschützt bleiben, zu einem wertvollen Ziel für Cyberkriminelle werden. Die Folgen eines solchen Datenlecks können verheerend sein – von Identitätsdiebstahl über Finanzbetrug bis hin zu Industriespionage. Die Risiken sind besonders akut in Branchen, die mit hochsensiblen Daten arbeiten, wie im Finanzsektor, im Gesundheitswesen oder in der Technologiebranche.

 

Noch problematischer wird es, wenn man die Compliance-Aspekte betrachtet. Viele Länder haben strenge Datenschutzgesetze wie die DSGVO (GDPR), HIPAA und andere eingeführt, die Unternehmen verpflichten, personenbezogene Daten zu schützen. Eine Vernachlässigung dieser Vorschriften kann zu erheblichen Strafen führen. Die Schwierigkeit liegt jedoch darin, verwaiste Daten zu identifizieren und angemessen zu handhaben, da sie oft über verschiedene Systeme und Speicherorte verteilt sind. Hier ist es entscheidend, dass Unternehmen proaktive Schritte unternehmen, um diese Daten zu identifizieren, zu klassifizieren und entsprechend zu schützen oder zu löschen, um sowohl Sicherheitsrisiken als auch Compliance-Verstöße zu vermeiden​.

 

Siehe auch: The Looming Threat of Orphaned Data: How Abandoned Files Could Destroy Your Business - DATAVERSITY

Operationelle Auswirkungen und Lösungsstrategien

Neben den offensichtlichen Sicherheits- und Compliance-Risiken haben verwaiste Daten auch bedeutende operationelle Auswirkungen auf Unternehmen. Sie beanspruchen wertvollen Speicherplatz und können die Systemleistung beeinträchtigen, was sich negativ auf die betriebliche Effizienz auswirkt. Eine Anhäufung solcher Daten kann zu verlängerten Backup-Zeiten und Systemverzögerungen führen, was wiederum in Produktivitätsverlust und verminderte Kundenzufriedenheit resultieren kann. Die Kosten für die Speicherung und Wartung dieser Daten können sich zudem schnell summieren und eine finanzielle Belastung darstellen.

Um diese Herausforderungen effektiv anzugehen, ist ein umfassendes Datenmanagement unerlässlich. Unternehmen müssen klare Richtlinien und Verfahren für die Datenverwaltung einführen, die regelmäßige Datenüberprüfungen, klare Verantwortlichkeiten und festgelegte Richtlinien für die Datenspeicherung und -erstellung umfassen. Während Tools wie SharePoint und Teams für die einfache Speicherung und den Abruf von Daten hilfreich sind, reichen sie alleine nicht aus. Es ist notwendig, diese Daten regelmäßig in umfassendere Datenmanagementsysteme wie Enterprise Data Warehouses oder Data Lakes zu migrieren. Dies sichert nicht nur die Compliance und Sicherheit, sondern verbessert auch die Datenqualität und Skalierbarkeit, was letztendlich zu einer effizienteren Geschäftstätigkeit führt​.

 

Weitere Informationen: Was tun mit den verwaisten Daten in Ihrem analytischen Ecosystem? (teradata.de)

Praxisbeispiele: Umgang mit verwaisten Daten in verschiedenen Branchen

Verwaiste Daten finden sich in nahezu jeder Branche und können je nach Geschäftsfeld unterschiedliche Formen annehmen. Zum Beispiel verwendet ein großer Einzelhändler Excel-Tabellen, um die Ladenfläche für Drittgeschäfte wie Starbucks oder McDonald's in Einkaufszentren zu verwalten. Diese Daten müssen monatlich aktualisiert und korrekt eingereicht werden, was eine erhebliche Herausforderung darstellen kann. Ähnlich nutzt eine Online-Apotheke Excel zur Verwaltung von Informationen über Medikamente, Alternativen und Preisentwicklungen. In einem anderen Fall nutzt ein agrochemischer Biotech-Hersteller Excel, um Vertriebsstrukturen zu pflegen, wobei diese Tabellenkalkulationen komplexe Daten aus ERP- und Data Warehouse-Systemen benötigen. Solche Szenarien zeigen, wie entscheidend verwaiste Daten für den täglichen Betrieb und strategische Entscheidungen in Unternehmen sein können. Die Herausforderung besteht darin, diese Daten effektiv zu verwalten und zu nutzen, ohne die Notwendigkeit, jedes Mal ein IT-Projekt zu starten, um Änderungen vorzunehmen​​.

Die Notwendigkeit eines proaktiven Ansatzes

Das effektive Management von verwaisten Daten in Unternehmen erfordert einen proaktiven Ansatz. Es geht nicht nur darum, Risiken zu minimieren, sondern auch darum, die betriebliche Effizienz und Datenintegrität zu steigern. Unternehmen müssen die Wichtigkeit von robusten Daten-Governance-Strategien erkennen und fortschrittliche Datenmanagement-Tools einsetzen, um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen. Dies umfasst das Implementieren von Richtlinien, die regelmäßige Überprüfungen, die klare Zuweisung von Datenverantwortlichkeiten und festgelegte Richtlinien für die Datenerstellung und -lagerung vorsehen. Indem Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Daten gewinnen und diese effektiv verwalten, können sie das volle Potenzial ihrer Daten nutzen und fundierte geschäftliche Entscheidungen treffen. Das Ignorieren der Risiken verwaister Daten kann schwerwiegende Folgen haben, aber durch das Ergreifen geeigneter Maßnahmen können Unternehmen diese Herausforderungen meistern und ihre Zukunft sichern.

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